Magura: aruba und SAP – einfach ideal

Magura GmbH, Bad Urach

Peter Kromer, IT-Leiter bei der Magura GmbH in Bad Urach, schildert im folgen-den Beitrag begeisternd und praxisnah, wo er die Vorteile für die Ablösung von SAP BW zu aruba sieht, wie gut sich eine Verbindung SAP – aruba in der Praxis umsetzen lässt und wie flexibel er heute mit aruba BI seine Prozesse abbilden kann.

Die Marke MAGURA ist ein Teil der MUNZ-MAGENWIRTH Gruppe mit Sitz im schwäbischen Bad Urach mit vier international operierenden Unternehmensbereichen: Bicycle Components, Powersports, Controls und Injection Molding. MAGURA kann auf eine lange Tradition auf den Gebieten Mechanik, Hydraulik und Kunststofftechnik zurückblicken. Bei Fahrrad- und Motorradkomponenten gehört MAGURA zu den Pionieren. MAGURA hat Tochterunternehmen in den USA und Asien, sowie eine Handelstochter mit Niederlassungen in UK, Frankreich, Österreich und Benelux.

Systemlandschaft und Zielsetzung
Um zukünftige Herausforderungen, wie ein dynamisches Wachstum und die zunehmende Internationalisierung noch besser meistern zu können, hat MAGU-RA im Jahr 2011 SAP mit den Modulen SD, MM, PP, WM, CO, FI, BW, GTS ein-geführt. Da zur damaligen Zeit keine Erfahrung mit SAP Datentabellen bei aruba und MAGURA vorlag, hatte man das bisherige EIS-System mit Anbindung an Infor XPPS durch SAP BW abgelöst. Heute, vier Jahre später, wird aruba BI wieder aktiv eingesetzt und Magura ist Schritt für Schritt dabei, sich von SAP BW zu lösen.

Im Einsatz sind die aruba Produktlösungen Enterprise Query, mit dem speziellen EQM SAP-Adapter – mit dem der Zugriff auf die Daten unter Berücksichtigung der SAP Berechtigungssteuerung erfolgt – sowie Enterprise BI, Enterprise Dashboard und die In-Memory-Datenbank. Letztere wird nach Fertigstellung aller Berichte zur Steigerung der Performance bei ausgewählten Berichten mit großen Datenmengen zum Einsatz kommen.

BI Konzept
Peter Kromer beschreibt: „Eine unserer Zielsetzungen ist es, einen großen Datenpool mit allen bekannten Vertriebsdaten und dem dazugehörenden kompletten Belegfluss zu erstellen, um damit flexibel auf jegliche Anforderungen reagieren und jede Art von Vertriebsauswertung durchführen zu können. Hierzu werden alle relevanten Tabellen aus SAP mit einer eigenen Logik verknüpft und aufbereitet. Zu beachten ist dabei, Redundanzen in den Daten zu vermeiden, da es ansonsten zu falschen Ergebnissen kommt. Aus einem Pool können wir heute die Vertriebsmanagementinformationen erzeugen, aber auch die für die Sachbearbeitung notwendigen Daten wie Durchlaufzeiten, Liefervorschauen, Kundenauswertungen, etc. bereitstellen.“

Gründe für die Ablösung von SAP BW durch aruba BI
Peter Kromer erläutert: „Die Anforderungen der Geschäftsleitung waren mit SAP BW nur sehr aufwändig abbildbar. Für uns als mittelständisches Unternehmen, mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Prozessen, stellte sich mit der Zeit heraus, dass ein eigenständiges Handeln aufgrund der Tiefe und Komplexität von SAP BW kaum durchführbar war.“

„Zudem hat SAP BW einfach zu viele Ressourcen in unserer IT-Abteilung gebunden. Bei aruba ist der EIS Builder sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Mit Enterprise Query ist der Poolbefüllungsmechanismus einfach zu gestalten. Einmal erklärt, ist die Entwicklung von Datenpools und Berichten sehr einfach umzusetzen. Bereits nach 3 Tagen für Installation und Schulung konnten die ersten Berichte erstellt werden.“

„Diese Abhängigkeit und die damit verbundenen Kosten, waren mit ausschlaggebend für den Wechsel von SAP BW zurück zu aruba“, begründet Peter Kromer die Ent-scheidung.

Datenextraktion mit SAP-Adapter
Grundsätzlich erfolgt die gesamte Datenbeschaffung über Enterprise Query. Peter Kromer: „Wir kennen die Tabellen und Datenstrukturen im ERP- System SAP und bauen mit diesem Wissen die Pools mit Enterprise Query so zusammen, wie wir diese benutzen wollen. Zum Beispiel ziehen wir mit einem Bericht über Bestellanforderung und Forecast, die Forecast-Werte aus dem System und stellen diese unserem Tochterunternehmen in Asien zur Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Über Enterprise Query haben wir noch weitere im Unternehmen vorhandene Datenbanken (SQL Server, Oracle, Access, …) wie auch Excel-Dateien angebunden. Auch für Datenextraktionen und Schnittstellen nutzen wir Enterprise Query. Hier können auf einfache Weise, Daten aus den Systemen verknüpft und in einem Flatfile zur Verfügung gestellt werden. Die gesamte Datenbeschaffung und Extraktion wird über den EQM-eigenen Scheduler, den Task Planer, automatisiert gesteuert. Alles in allem ist Enterprise Query ein mächtiges, vielseitig einsetzbares und dennoch relativ einfach zu bedienendes Instrument.“

Mehrwert

  • Flexibles SAP Berichtswesen

  • Eigene Gestaltung der Inhalte

  • Steigerung der Datenqualität

  • Interaktive Dashboards

  • Generierung von PowerPoint

BI Berichte
„Neben den klassischen Berichten wie Umsatzanalysen, Kunden– und Lieferantenauswertungen, Auftrags-, Bestell– und Lagerberichten, erstellen wir auch Berichte, um kritische Stammdaten, wie z.B. fehlende Zolltarifnummern oder Gewichte etc. aufzudecken“, informiert Peter Kromer. „Diese Infos gehen dann täglich via E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter zur Korrektur. Als Kontrollinstrument für interne Prozesse erstellen wir zudem Berichte für Mobilfunkkosten. Hier ziehen wir Daten aus Microsoft Access-Datenbanken oder ToDo-Listen für die interne IT. Wir sind kurz davor, mit unserem großen Vertriebspool live zu gehen, um uns so Schritt für Schritt von SAP BW zu lösen.“

BI Portal mit Kachelstruktur
Für die Berichtskonsumenten wurde ein rollenbasiertes BI Portal aufgebaut. Hierbei geht die Struktur bis auf die Fileebene. Peter Kromer: „So hat der Außendienst die Möglichkeit, über sein iPad auf alle für ihn relevanten Informationen zuzugreifen.

Das Portal haben wir an unsere Firmenorganisation angepasst, d.h. es geht von der Holding bis auf Abteilungsebene nach unten. Je nach Hierarchiestufe, bekommt der User den Einstieg auf seine Ebene.

Die Kachelstruktur ist sehr modern und einfach zu bedienen. Zudem können wir so gezielt auf alle Informationen zugreifen, seien es Berichte, Dashboards, Links zu Internetseiten oder auf das Filesystem. Großer Vorteil des Portals ist die Unabhängigkeit von Endgerät, Betriebssystem oder Aufenthaltsort.“ Das gesamte Portal wurde in rund zwei Wochen von einer Person aufgebaut, inklusive aller Berechtigungen und Benutzerprofile erstellt und macht jetzt schon viel Lust auf mehr“, freut sich Peter Kromer.

„Allein schon die Funktion, EDP vollautomatisch in PowerPoint umsetzen zu lassen und diese Foliensätze dann jederzeit mit den Livedaten zu aktualisieren, ist einfach spitze.“



Fazit
„Das Tolle an den aruba Produkten ist, dass diese selbsterklärend, schnell und ohne große Projektumfänge einsetzbar sind“, resümiert Peter Kromer.

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